Organizacja koncertu to nie lada wyzwanie. To nie tylko długotrwałe pertraktacje z gwiazdą, ustalanie warunków występu i gaży, jaką należy zapłacić gwieździe i jej zespołowi. To także cała masa zezwoleń i ustaleń, co do koncertu w miejscu, w którym ma się odbyć. Aby móc zorganizować koncert potrzebne jest zezwolenie władz miasta na imprezę masową. Nie tylko wniosek o zezwolenie trzeba złożyć, również dołączyć do niego trzeba plan rozmieszczenia sceny, sanitariatów i punktów obsługi oraz pomocy medycznej. Dokładnie muszą być wytyczone drogi ewakuacyjne i ewentualne lądowisko dla helikopterów (zależy od rangi eventu). Nie tylko władze miasta muszą zostać poinformowane o imprezie. Również Policja, Pogotowie Ratunkowe oraz Straż Pożarna muszą zostać poinformowane o rozmiarach eventu oraz dacie i godzinie. Musi się to odbyć na tyle wcześniej, by służby porządkowe i medyczne mogły się do tego odpowiednio przygotować i wyznaczyć odpowiednią ilość osób do obsługi koncertu. Po uzyskaniu zgody na organizację imprezy – organizatorzy najmują cały sztab ludzi do obsługi przedsięwzięcia. Wstępne pertraktacje z główną gwiazdą wieczoru muszą zostać dokończone, pozostałe zespoły uczestniczące również muszą podpisać umowy na występ i zgodę na warunki, jakie organizatorzy proponują. Musi zostać czas na spełnienie ewentualnej listy życzeń zespołów. Ekipa pracująca przy organizacji zajmuje się nie tylko pertraktacjami, ale również nadzorem nad budową sceny – organizacją i rozmieszczeniem nagłośnienia i świateł. Pomiędzy sceną a miejscem dla publiczności musi zostać utworzony sektor buforowy zwany sektorem bezpieczeństwa. Tak samo podczas koncertów układane są sektory pozostałe – pomiędzy nimi zawsze znajdują się sektory – przejścia bezpieczeństwa by w razie omdlenia lub poważniejszego wypadku mogła dojechać pomoc lekarska. Event, jakim jest koncert plenerowy wymaga ogromnego zaplecza dla zespołów, miejsc do odpoczynku, miejsc do przebrania się i zjedzenia posiłku. Czasami wyznaczone są miejsca na wywiady i mini konferencje prasowe organizowane dla mediów. Odpowiednio zabezpieczona scena powinna zespól zachęcać do występu i sprawiać, że zespól będzie chciał dać kolejny koncert w danym miejscu w przyszłości.