Bale charytatywne to przedsięwzięcia bardzo ważne i same w sobie poważne i szczytne. Ale jak je zorganizować by przyciągnąć zarówno sponsorów jak i uczestników ? Bardzo ważne jest, aby cały personel, który będzie przygotowywał bal, zaangażował się w tę akcję. Następnie zaczyna się ciężka i żmudna praca polegająca na chodzeniu po firmach i przedsiębiorstwach oraz prywatnych osobach i zakładach, aby uzyskać sponsorów. Zaczyna się również proszenie o pomoc przy balu charytatywnym i jakiekolwiek wsparcie (fanty na loterię, aukcję, produkty spożywcze). Część fantów na event można przygotować samemu, zależy to od możliwości i zdolności organizującego. Teoretycznie poczęstunek i muzyka powinna być zdobyczą darmową lub jakiś sponsor powinien pokryć koszty. W praktyce często jest tak, że konkretny zakład spożywczy przekazuje produkty do przygotowania poczęstunku pomniejszając tym samym wkład pieniężny w bal charytatywny a muzycy niestety nie całkowicie rezygnują ze swojej gaży. Trzeba zapłacić najczęściej “za fatygę” grania na evencie. Duże wsparcie i wielka pomoc to szukanie darczyńców do balu charytatywnego przez Internet. Należy założyć pocztę, a jeszcze lepiej stronę internetową swojej placówki lub osoby, dla której będą zbierane pieniądze, aby być wiarygodnym. Dobrym pomysłem jest również założenie konta bankowego dla osoby lub placówki, dla której event jest organizowany. To umożliwi osobom postronnym chcącym pomóc, ale nieuczestniczącym bezpośrednio w balu na pomoc pieniężną. Koniecznie przy wysyłaniu wiadomości należy podać adres i telefon kontaktowy, żeby potencjalny darczyńca mógł sprawdzić wiarygodność organizatorów nie tylko telefonicznie, ale również przez uprzedni przyjazd i tak zwane “wybadanie terenu”. Czasami dzieje się tak, że jeden ofiarodawca sprawdziwszy uprzednio organizatorów balu charytatywnego ciągnie ze sobą innych darczyńców. Bo jest pewien, na co pójdą zebrane pieniądze a co więcej – bywa i tak, że darczyńcy mają pośredni wpływ na decyzje, na co i ile z ich ofiarowanych pieniążków lub produktów będzie przekazanych na konkretny cel a ile na inny. Bale charytatywne to potrzebne eventy, trudne do zorganizowania, ale warte każdej ceny.